Dans la plupart des projets, le Chef de Projet consigne soigneusement le pourcentage d’avancement des tâches. On a donc des pourcentages mathématiques voire "scientifiques" d’avancement, parfois le fruit entremêlé de calculs savants issus de logiciels fort complexes, parfois ludiques. L’avancement est mesuré au pourcent près. Ces résultats sont présentés en comité de pilotage et en réunion projet : tout le monde s'incline devant la précision du chiffre. Franchement, ça me fait sourire, cette présentation me parait incongrue. Avez-vous d'ailleurs remarqué que plus on s'approche de l'échéance, plus le granulé d'avancement devient précis ? Dans le projet, on parle rapidement de 30, 50, 70% d'avancement. Puis, quand on dépasse les 80% apparaissent les 85, 91, 93 puis les 97,5% !!!

J'ai fait cette erreur lors du premier projet que j'ai dirigé : je consignais les pourcentages d'avancement des tâches chaque semaine avec l'équipe. Je ne pilotais pas, je relevais des compteurs. Ces compteurs ne voulaient rien dire.

Que veut dire 58% d'avancement ? Pourquoi pas 56 ou 59 ou 54,22 ? L'avancement d'une tâche est-elle mathématique ? Si j'écris un programme informatique, dois-je compter l'avancement en faisant un rapport entre le nombre de lignes écrites et le nombre de lignes que je pense nécessaires pour finir le programme ? Si je construis un immeuble de 4 étages, est-on à 50% quand on a édifié 2 étages ? Si j'organise un colloque, quand suis-je avancé à 58% dans ma préparation ?

Peut-être existe-t-il des théories pour contredire mes propos, cependant… Cependant, diriger un projet est avant tout une histoire humaine, ou la dimension risques est permanente.

De mon point de vue, le pourcentage d'avancement est une indication, jamais une absolue vérité. Plutôt que demander : "quel est l'avancement de la tâche ?", il vaut mieux demander :

1 - qu'est-ce qui est concrètement réalisé ?
2 - que reste-t-il à faire ?
3 - quand penses-tu avoir terminé ?
4 - quels sont les obstacles susceptibles de t'empêcher de finir à cette date ?

On peut définir en début de projet un code simple d'avancement 20%, 40%, 60%, 80%, 100% qui correspond à des livrables clairement définis au début du projet, par exemple :

Estimation 20% = la tâche est engagée

Estimation 40% = moins de la moitié est réalisée

Estimation 60% = plus de la moitié est réalisée

Estimation 80% = la tâche est presque achevée

Estimation 100% = la tâche est terminée

Dans la plupart des projets, un indicateur coloré par tâche suffit largement :

Vert ==> cette tâche ne pose aucun problème, elle sera finie dans les temps et le budget prévus.

Orange ==> cette tâche pose soucis, le responsable de la tâche pense pouvoir s'en sortir.

Rouge ==> cette tâche pose problèmes, le responsable de la tâche a besoin d'aide, d'arbitrage, d'implication du management.

Pour moi, l'erreur de débutant consiste à croire en les pourcentages d'avancement des tâches des plannings projet. Ces pourcentages masquent le vrai statut, noient le poisson. Du coup, on parle détail en réunion projet ou en comité de pilotage au lieu d'aborder l'essentiel. Tout ceci n'arrive d'ailleurs pas, si le projet s'est construit sur un robuste planning, construit comme l'engagement réciproque des interdépendances de chaque membre de l'équipe.

Cet article participe à l’évènement inter-blogueurs “le conseil que je donnerais au chef de projet que j’étais” organisé par le blog Any Ideas pour les chefs de projets malins. Si vous avez aimé cet article et souhaitez voir les autres articles de cet événement, je vous remercie de cliquer sur ce lien : j’ai aimé cet article !

Je pose cette question aux personnes qui assistent aux formations que j'anime en management de projet "quand dormez-vous mal ?". Et j'obtiens souvent ces réponses :

Le symptôme de faire des insomnies à la fin ou pendant toute la durée du projet cache un problème de fond. Organisation, préparation, délégation, planification, relation au pouvoir, tout cela est en jeu.

Je milite pour les insomnies en début de projet !

Ce symptôme-là - les nuits sans sommeil du lancement - est révélateur de la prise en compte de l'ensemble des enjeux du projet :

Et pour aller plus loin, le début du projet est le moment où l'on accepte "mollement" (on m'a demandé de prendre ce projet), ou "solidement". J'accepte si mon analyse me conduit à penser que j'ai tous les moyens et les pouvoirs de réussir - sous-entendu, si les conditions ne sont pas remplies, je dis non¹.

Cela peut empêcher de dormir la nuit... Mon expérience m'a montré que les insomnies de début de projet étaient un gage de fort engagement et de réussite.

Bon, je retourne faire la sieste :-)

1 voir article "apprendre à dire un non positif"