Faites le ménage dans votre messagerie électronique...

Notre objectif est toujours de recevoir 20 courriels par jour maximum...

Combien avez-vous de messages dans votre "boite d'arrivée (inbox)" ? Et combien dans votre dossier "éléments envoyés (sent items)" ?

- moins de 20 --> vous êtes un champion de l'utilisation de la messagerie !
- de 20 à 50 --> vous avez un travail de ménage à faire...
- de 50 à 100 --> la situation est en train de vous échapper...
- 100 à 3000 (j'en ai vu) --> vous ne maitriser plus la situation...

La messagerie a besoin d'un ménage régulier. Et les 2 dossiers "boite d'arrivée (inbox)"  et "sent items" sont clés pour la gestion de la messagerie et de son temps.

Tous les messages en "boite d'arrivée (inbox)" doivent être traités, ce qui veut dire:
--> si je n'ai pas encore ouvert un message, il va falloir que je le fasse :-)
--> si j'ai ouvert un message et le laisse en "boite d'arrivée (inbox)", c'est parce que j'ai besoin de réfléchir avant d'agir, c'est qu'il me manque une information.
Traiter les messages en "boite d'arrivée (inbox)" = répondre, consigner une action dans l'agenda, supprimer ou classer le message reçu.

Le dossier "éléments envoyés (sent items)" est le plan d'actions de la messagerie. Tous les messages en "éléments envoyés (sent items)" doivent être traités, ce qui veut dire:
--> si le message est toujours dans ce dossier, c'est que j'attends une réponse;
--> si je n'ai pas de réponse dans un délai raisonnable (dépendant de l'objet du message), je relance par téléphone ou par courriel, et je supprime l'ancienne version du message.
Quand l'action est traitée, je supprime ou je classe le message.

Le ménage dans les 2 dossiers "boite d'arrivée (inbox)" et "éléments envoyés (sent items)" se fait tous les jours.

D'expérience, quand le dossier "boite d'arrivée (inbox)"  ou "éléments envoyés (sent items)" contient plus de 20 messages, c'est que je n'ai pas fait le ménage. Et 20 actions en cours, de manière permanente, c'est gérable. Au delà, il y a probablement un travail à faire sur son modèle de délégation.

Dernier truc: quand vous envoyez un message qui n'a pas besoin de suivi ni d'être conservé (vous avez répondu juste "merci", vous envoyez une blague à un copain, etc...), décochez l'option "enregistrez le message dans éléments envoyés". Cela évite l'encombrement du-dit dossier.

20 courriels reçus par jour maximum, possible or impossible ?

Pour aller plus loin, téléchargez les 7 bonnes pratiques d'utilisation de la messagerie...

Comments

[Jean-Marc Liotier]

Je garde tout : depuis quatre ans pas loin de 150000 messages répartis dans 150 dossiers, soit environ deux Go sur mon serveur. Et pourtant je me considère comme très efficace dans ma gestion du courrier. Le secret ce sont une centaines de règles de tri sur le serveur qui placent automatiquement les messages dans les bons dossiers, sans compter antispam et antivirus très efficaces. Ne restent dans l'inbox que les rares messages qui n'ont pas été triés. Une bonne application de la gestion par exception en somme. Et tout ça est indexé chaque nuit sur le serveur ce qui me permet d'obtenir des temps de réponse de l'ordre de la seconde lorsque j'effectue une recherche en texte intégral. Je peux ainsi ressortir facilement et instantanément tous les messages d'un contexte donné. Ma boite aux lettres est une mine qui s'enrichit chaque jour. La détruire quotidiennement est a mon avis une grave erreur.

[Laurent]

Olivier...
Ta méthode est extrêmement élaborée... L'important est que tu sois certain de ne pas perdre de vue les actions essentielles de ton plan. Cependant, je crains que cette méthode soit difficilement transposable - autrement dit, que l'on puisse "l'enseigner", car elle est complexe.
Je suis de ceux qui choisissent les appareils électroniques et ménagers avec le moins de boutons possibles (ceux qui sont essentiels). Je comprends l'intérêt et la passion pour les méthodes et outils complexes, mais pour la majorité des gens (dont je fais partie) le principe "keep it simple" me parait le plus efficace pour maitriser ses priorités et son temps.
Encore une fois, l'important est que tes méthodes te permettent de maitriser ton plan d'action et ton agenda... le reste est affaire de personnalité.
Bon vent, Laurent

[Olivier]

Laurent,

tout à fait d'accord avec toi.
Moi ma boite de réception et d'envoi c'est mon historique.

Dans outlook 2003 on peut créer des repertoires de recherche dynamiques, qui ne contiennent que les messages marqués comme important. Ou que les messages non lus etc...

J'en ai créé 3

le premier est celui des non lu. Quand je vais dedans, je trouve tous les messages non lu de ma nboite (et là, jamais plus de 20). Je le regarde tout le temps.

Le second celui des messages urgent. Celui ci il contient tous les messages que j'ai marqué comme rouge. Ou qu'ils soient. Celui ci je le regarde 4 fois par jour. Quand l'action est faite, je clique sur le drapeau, et le mesage n'apparait plus dans mon repertoire de recherche. En revanche il est toujous dans ma boite de récéption.

Le troisième est celui des messages à suivre mais pas urgent. Je le regarde le matin et le soir. Je peux passer un message de rouge à bleu ou l'inverse.

Ces 3 repertoires dyamiques constituent ma liste de taches.
La boite de reception et d'éléments envoyés, consitue l'historique. Je peux en classant par sujet suivre toutes une discussions depuis plusieurs semaines. Généralement, le dernier message d'une discussion importante est marqué en bleu.

[Laurent]

Cher Olivier,
permet-moi de douter de l'efficacité d'un tel système ? Quand tu as 3000 messages en inbox, comment fais-tu pour te rappeler que le message 368 est un message auquel tu dois répondre ?
Le problème est la limite de lecture qu'offre un écran d'ordinateur: si le tableau de bord, le plan d'actions, etc... dépasse la taille d'un écran, alors j'ai tendance à penser qu'on perd en efficacité.
De mon point de vue, - plus de 20 actions à gérer en parrallèle est difficile,- tout tableau de bord qui dépasse la taille d'un écran de PC n'a pas été suffisamment synthétisé,- tout rapport supérieur à une page (aller 2) que l'on donne à un manager n'est pas lu en profondeur par le-dit manager.
Vue synthétique de son plan, c'est une idée clé, je pense. Et je n'évoque pas ici l'addition de stress personnel quotidien quand on se demande si il n'y a pas une action oubliée (par exemple le courriel numéro 1354 de ton inbox).
Bonne journée.

[Olivier - Quotidien Durable .Com]

Moi je fais partie de ceux qui en on 3000 en inbox et 3000 en outbox.
En revanche j'utilise les dossiers de recherche de outlook qui sont géniaux. J'ai un dossier pour tous mes messages marqués rouge (= action urgente), un autre pour les mesages marqués bleu qu'ils soient dans ma boite envoyés ou reçu, ou trié ailleurs dans un repertoire thématique.